RotoSuite — Datenschutzerklärung Version 1.0 · 17. September 2026 https://rotosuite.com/de/privacy Die Unternehmensangaben werden ergänzt. Die Felder in eckigen Klammern werden durch Unternehmensname, Geschäftsanschrift und Handelsregisternummer ersetzt. Es gilt niederländisches Recht. Diese Erklärung beschreibt die bei RotoSuite verarbeiteten personenbezogenen Daten, ihre Zwecke, mögliche Empfänger und Ihre Rechte. Die Verarbeitung in einer Kundenumgebung richtet sich nach den verwendeten Modulen und den dafür getroffenen Vereinbarungen. 1. Verantwortlicher RotoSuite wird von [COMPANY_NAME], ansässig in [REGISTERED_ADDRESS], Handelsregisternummer bei der niederländischen Kamer van Koophandel [KVK_NUMBER], angeboten. ‘RotoSuite’ und ‘wir’ bezeichnen dieses Unternehmen. Für Daten, deren Zwecke und Mittel wir für unsere eigene Website, Geschäftskommunikation, Vertragsverwaltung und Sicherheit bestimmen, sind wir Verantwortlicher. Sie erreichen uns unter s.staal@pentas.nl oder m.koorn@pentas.nl mit dem Betreff ‘Datenschutz RotoSuite’. 2. Die Rolle Ihrer Organisation Verwendet Ihr Arbeitgeber oder eine andere Organisation RotoSuite für Daten von Beschäftigten, Besuchern, Kunden oder Lieferanten, bestimmt diese Organisation üblicherweise die Zwecke und die Konfiguration. RotoSuite verarbeitet diese Kundendaten als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag und den Datenschutzvereinbarungen. Zusätzlich gelten die Datenschutzhinweise Ihrer Organisation. Sie bestimmt Berechtigungen, Datenquellen, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen und erläutert aktive Module, Integrationen, Aufnahmen und Auswertungen. Organisationsadministratoren können entsprechend ihren Rechten auf Daten zugreifen. Geschäftliche Notizen und Nachrichten sind deshalb nicht automatisch nur für deren Verfasser sichtbar. Diese Erklärung ersetzt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag und erlaubt Ihrer Organisation nicht von sich aus Mitarbeiterüberwachung, Aufnahmen oder die Erhebung sensibler Daten. 3. Websitebesuche, Kontakt und Demoanfragen Bei einer Kontakt- oder Demoanfrage verarbeiten wir Name, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, gewählten Interessenbereich und Nachricht. Hinzukommen können technische Angaben wie Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserinformationen und Angaben zur Missbrauchsabwehr. Geben Sie nur notwendige Informationen an. Websiteanfragen werden über den RotoSuite-Mailserver an s.staal@pentas.nl und m.koorn@pentas.nl zugestellt. Das Formular verwendet ein kurzlebiges Sicherheitstoken und Anfragelimits. Eine Anfrage meldet Sie weder für einen Newsletter an noch begründet sie ein kostenpflichtiges Abonnement. Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Nachricht werden zur Übermittlung und Bearbeitung benötigt. Der Interessenbereich ist freiwillig. Sie können auch direkt schreiben. Ohne notwendige Kontaktdaten können wir möglicherweise nicht antworten oder kein passendes Angebot erstellen. 4. Daten im SaaS-Dienst Nicht jedes Modul verarbeitet dieselben Informationen. Abhängig von aktivierten Funktionen und Kundeneingaben können folgende Kategorien betroffen sein: - Konto und Organisation: Name, geschäftliche E-Mail, Benutzerkennung, Organisation, Rollen, Berechtigungen und Kontostatus. - Zusammenarbeit: Aufgaben, Tickets, Kommentare, Notizen, Dateien, gemeinsame Dokumente, Maßnahmen und beteiligte Beschäftigte. - Ausbildung und Entwicklung: Kompetenzen, absolvierte Schulungen, Qualifikationen und von der Organisation erfasste Entwicklungsinformationen. - Besprechungen und Kommunikation: Teilnehmer, Audio oder andere bereitgestellte Medien, Transkripte, Zusammenfassungen und Nachrichten, soweit die Funktion diese verarbeitet. - Produktion und Sicherheit: Planung, Zuständigkeiten, Risiko- und Qualitätsaufzeichnungen sowie Maschinen- und Prüfdaten. Technische Angaben sind personenbezogen, wenn sie einer Person zugeordnet werden können. - Bild- und KI-Funktionen: bereitgestellte Bilder, Eingaben, Quelldokumente, erzeugte Antworten und Metadaten entsprechend der aktivierten Anwendung. - Technik und Support: Zugriffs- und Nutzungsvorgänge, Fehlermeldungen, Sicherheitsinformationen und mit Supportanfragen übermittelte Inhalte. 5. Herkunft der Daten Daten stammen unmittelbar von Ihnen, wenn Sie Kontakt aufnehmen oder Informationen eingeben. In Kundenumgebungen können sie außerdem von Administratoren, Kollegen, importierten Dateien, angebundenen Geschäftssystemen oder konfigurierten Geräten stammen. Die verantwortliche Organisation muss Betroffene über relevante Quellen und Verwendungen informieren. Erhalten wir für eigene Zwecke Kontaktdaten eines geschäftlichen Ansprechpartners über Kollegen oder Organisationen, verwenden wir sie für den betreffenden Geschäftskontakt und erfüllen die gesetzlichen Informationspflichten. Nicht jede technisch verfügbare Quelle wird automatisch genutzt. 6. Zwecke und Rechtsgrundlagen Für Verarbeitungen in eigener Verantwortung unterscheiden wir die folgenden Zwecke und Grundlagen. Berechtigte Interessen werden gegen die Auswirkungen auf Betroffene abgewogen und erlauben keine unbegrenzte Verwendung. - Anfragen beantworten und Demonstrationen vorbereiten: unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Wenn Sie persönlich Vertragspartner werden sollen, können auch auf Ihren Wunsch durchgeführte vorvertragliche Maßnahmen einschlägig sein. - Verträge und Geschäftsbeziehungen verwalten: Vertragserfüllung, wenn Sie selbst Vertragspartei sind; bei Ansprechpartnern juristischer Personen unser berechtigtes Interesse an Durchführung und Verwaltung der Beziehung. - Rechnungsstellung, Buchhaltung und erforderliche Unterlagen: Vertragserfüllung sowie einschlägige gesetzliche Buchführungs- und Steuerpflichten. - Website, Konten und Dienste schützen: unser berechtigtes Interesse an zuverlässigem Zugang, Missbrauchsverhütung und -untersuchung sowie dem Schutz von Daten und Infrastruktur. - Streitigkeiten, rechtliche Anfragen und Pflichten bearbeiten: die einschlägige Rechtspflicht oder unser berechtigtes Interesse an der Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen. - Einwilligungsbedürftige optionale Verarbeitung: die konkret erbetene Einwilligung. Ihr Widerruf macht die vorherige Verarbeitung nicht automatisch rechtswidrig. - Kundendaten in Modulen: Der Kunde bestimmt und begründet die Rechtsgrundlage. RotoSuite folgt dokumentierten Weisungen; ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist für sich keine Rechtsgrundlage zur Datenerhebung durch den Kunden. 7. Cookies und ähnliche Technologien Die öffentliche Marketingwebsite verwendet in ihrer aktuellen Konfiguration keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Schriftarten und Websitebilder werden von der Website bereitgestellt. Technische Serverprotokolle und Formularschutz können trotzdem Anfragedaten verarbeiten; dies ist von Werbetracking zu unterscheiden. Die angemeldete SaaS-Umgebung kann funktionale Sitzungs-, Authentifizierungs- und Sicherheitstechnologien benötigen. Für einwilligungsbedürftige optionale Technologien ist vorher eine Einwilligung einzuholen. Das Lesen dieser Erklärung erlaubt keine neue optionale Integration. Einschränkungen der Browserspeicherung können notwendige Funktionen beeinträchtigen. 8. Mögliche Empfänger Zugang erhalten Personen und Dienstleister, die ihn für ihre Aufgaben benötigen: befugte Mitarbeiter, Hosting- und Infrastrukturanbieter, Anbieter geschäftlicher E-Mail-, Support- und Verwaltungsleistungen sowie erforderlichenfalls professionelle Berater. In Kundenumgebungen erhalten befugte Nutzer Informationen nach den eingerichteten Rechten. Aktivierte KI-, Kommunikations- und sonstige externe Integrationen können relevante Eingaben und technische Daten an ausgewählte Anbieter übermitteln. Die konkreten Beteiligten hängen von Dienst und Konfiguration ab. Vor Aktivierung können Kunden Angaben zu Anbietern, Rollen, Standorten und Vereinbarungen anfordern. Für Auftragsverarbeiter müssen geeignete Datenschutz- und Vertraulichkeitsvereinbarungen bestehen. Gesetzlich erforderliche Offenlegungen oder rechtmäßige Behördenanfragen können nach Prüfung ihres Umfangs erfüllt werden. Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht als kommerziellen Adressbestand. 9. Standorte und internationale Übermittlungen Speicherorte und Zugriffe aus anderen Ländern richten sich nach der vereinbarten Umgebung und den eingesetzten Anbietern. Eine niederländische Website oder europäische Domain garantiert keine ausschließlich im Europäischen Wirtschaftsraum stattfindende Verarbeitung. Standorte und Unterauftragsverarbeiter für Kundendaten sind in den Datenschutzvereinbarungen festzuhalten. Übermittlungen außerhalb des EWR benötigen einen gültigen Mechanismus, etwa einen einschlägigen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien einschließlich europäischer Standardvertragsklauseln. Gegebenenfalls sind eine Übermittlungsprüfung und ergänzende Maßnahmen erforderlich. Informationen zu den Garantien und zum Erhalt einer Kopie können Sie über unsere Kontaktadressen anfordern; vertrauliche Angaben werden dabei geschützt. 10. Aufbewahrung und Löschung Fristen richten sich nach Zweck und Datenart. Es gibt keine unbegrenzte pauschale Aufbewahrung. Wo keine feste gesetzliche oder vertragliche Frist gilt, bestimmen Zweckerreichung, konkreter Nachbearbeitungsbedarf und spezifische Rechtspflichten, wann gelöscht oder anonymisiert werden kann. - Kontakt- und Demoanfragen: während Bearbeitung und konkreter Folgekommunikation. Anschließend bleiben nur Daten für eine laufende Beziehung, vereinbarte Folgemaßnahmen oder einen konkreten Streitfall erforderlich; andere Inhalte sollen gelöscht werden. - Vertrags- und Rechnungsdaten: während der Beziehung und danach aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Niederländische Rechnungen sind grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren; besondere Regelungen können andere Fristen vorsehen. - Technische Protokolle und Sicherheitsdaten: solange zur Untersuchung und Bearbeitung der jeweiligen Störung oder des Vorfalls erforderlich. Konkrete Vorfalldaten können länger benötigt werden als gewöhnliche Betriebsprotokolle. - Kundeninhalte und Nutzerdaten: nach Weisungen, Aufbewahrungsplan und Auftragsverarbeitungsvertrag des Verantwortlichen. Eine Kontolöschung erfordert nicht automatisch die Entfernung jeder zugeordneten geschäftlichen Aufgabe, Notiz oder Aufzeichnung. - Nach Vertragsende: nach Export-, Bereitstellungs-, Lösch- und Backupvereinbarungen unter Beachtung zwingender Wechsel- und Datenschutzregeln. Abgeschirmte Backups unterliegen dem vereinbarten Auslauf und werden nicht für den gewöhnlichen Betrieb wiederverwendet. - Rechtsansprüche oder gesetzliche Aufbewahrung: nur die betroffenen Daten und nur während des konkreten Erfordernisses. Eine Ausnahme für einen Vorgang erlaubt nicht die Aufbewahrung aller übrigen Daten. 11. Sicherheit und Vorfälle Sicherheit muss zu Daten und Verarbeitungsrisiken passen. Die öffentliche Website verwendet HTTPS und Maßnahmen gegen unerlaubten Zugriff und Formularmissbrauch. Relevante technische und organisatorische Maßnahmen sowie ergänzende Kundenanforderungen werden vertraglich dokumentiert. Dazu gehören insbesondere Berechtigungen, Vertraulichkeit, Wartung, Wiederherstellung, Schwachstellen und Vorfallbearbeitung. Diese Erklärung verspricht keine eigenständige Zertifizierung, Verfügbarkeitsquote, feste Wiederherstellungszeit oder bestimmte Verschlüsselung sämtlicher gespeicherter Daten. Melden Sie vermutete Vorfälle unverzüglich über unsere Kontaktadressen, ohne unnötige sensible Daten beizufügen. Auswirkungen, Maßnahmen und Meldepflichten werden geprüft. Als Auftragsverarbeiter informieren wir den Kunden ohne unangemessene Verzögerung; der Verantwortliche beurteilt Meldungen an Behörden und Betroffene. 12. KI, Kameras, Aufnahmen und Beschäftigtendaten Entsprechend konfigurierte Module können KI, Bilderkennung, Transkription, Dokumentensuche oder Zusammenfassungen verwenden. Eingaben, Anbieter und dortige Speicherung müssen für die gewählte Konfiguration geprüft werden. Übermitteln Sie keine besonderen Datenkategorien oder vertraulichen Geschäftsinhalte an externe Funktionen, bevor die Verarbeitung zulässig und angemessen geregelt ist. Für als Auftragsverarbeiter empfangene Kundendaten gelten Kundenweisungen. Die Nutzung zum Training eines allgemeinen Modells ist nicht automatisch Teil einer KI-Funktion und erfordert eine gesonderte rechtmäßige, dokumentierte Vereinbarung. Bedingungen externer Anbieter sind zu berücksichtigen. KI-Ergebnisse können fehlerhaft oder unvollständig sein. Kunden müssen geeignete menschliche Kontrolle vorsehen, insbesondere für Personal-, Sicherheits- oder Qualitätsentscheidungen. Kameras und Besprechungsaufnahmen erfordern eine eigene Prüfung von Erforderlichkeit, Verhältnismäßigkeit, Transparenz und Rechtsgrundlage. Wegen des Abhängigkeitsverhältnisses ist Beschäftigteneinwilligung nicht stets geeignet. Bei Websiteanfragen treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Für solche Verarbeitungen in Kundenumgebungen muss die verantwortliche Organisation gesondert informieren und die geltenden Voraussetzungen erfüllen. 13. Sensible Daten und Minderjährige Website und geschäftlicher SaaS-Dienst richten sich nicht an Kinder. Verwenden Sie das Kontaktformular nicht für Gesundheitsakten, strafrechtliche Daten, nationale Identifikationsnummern, Passwörter oder Ausweiskopien. Die technische Speichermöglichkeit macht nicht jede Datenkategorie geeignet oder zulässig. Besondere Datenkategorien, strafrechtliche Informationen und andere speziell geschützte Daten benötigen eine einschlägige Ausnahme oder besondere gesetzliche Voraussetzungen. Kunden müssen vorab die Eignung von Dienst, Vereinbarungen und Sicherheit prüfen. Eine Schulungsregistrierung ist beispielsweise nicht automatisch für medizinische Informationen geeignet. 14. Ihre Datenschutzrechte Nach Maßgabe der jeweiligen Verarbeitung und gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft und eine Kopie, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung verlangen. Für selbst bereitgestellte, automatisiert auf Grundlage von Einwilligung oder Vertrag verarbeitete Daten kann ein Übertragbarkeitsrecht bestehen. Gegen Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen Direktwerbung ist jederzeit Widerspruch möglich. Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden, ohne die Rechtmäßigkeit vorheriger Verarbeitung zu berühren. Diese Rechte gelten nicht uneingeschränkt. Gesetzliche Aufbewahrung, Rechte anderer oder konkrete Rechtsansprüche können Grenzen rechtfertigen. Eine Ablehnung oder Beschränkung wird einschließlich Ihrer Rechtsbehelfe erläutert. 15. Anträge stellen Schreiben Sie an s.staal@pentas.nl oder m.koorn@pentas.nl und beschreiben Sie Daten und Anliegen. Zur verhältnismäßigen Prüfung von Identität und Befugnis können ergänzende Angaben nötig sein; eine vollständige Ausweiskopie wird nicht standardmäßig verlangt. Für Verarbeitung in eigener Verantwortung antworten wir grundsätzlich binnen eines Monats. Bei komplexen oder mehreren Anträgen ist nach der DSGVO eine Verlängerung um höchstens zwei weitere Monate möglich; darüber informieren wir innerhalb des ersten Monats mit Begründung. Anträge sind grundsätzlich kostenfrei. Gebühren oder Ablehnung kommen nur in gesetzlichen Ausnahmefällen in Betracht. Für Daten in einer Arbeitgeber- oder anderen Kundenumgebung wenden Sie sich zunächst an diese Organisation. Erhalten wir einen entsprechenden Antrag, unterstützen wir den Verantwortlichen nach den Vereinbarungen. Ohne gültige Weisung oder Rechtspflicht ändern oder offenbaren wir Kundendaten nicht eigenständig. 16. Fragen, Beschwerden und Aufsicht Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Bedenken. Sie müssen eine Beschwerde nicht erst mit uns klären, bevor Sie eine Aufsichtsbehörde einschalten. Sie können sich bei der niederländischen Autoriteit Persoonsgegevens über autoriteitpersoonsgegevens.nl beschweren. Im EWR ist auch die zuständige Behörde Ihres gewöhnlichen Wohn- oder Arbeitsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes ansprechbar. Gesetzliche gerichtliche Rechtsbehelfe bleiben bestehen. 17. Änderungen und Versionen Bei Änderungen von Diensten, Verarbeitungen oder Regeln kann diese Erklärung angepasst werden. Version und Datum stehen oben. Wesentliche Änderungen mit neuer Informations- oder Einwilligungspflicht werden nicht allein durch Austausch der Webseite umgesetzt. Sie können diese Fassung herunterladen und speichern. Eine neue Erklärung erteilt keine rückwirkende Einwilligung und ändert keinen bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag. Fragen zu Datenschutz oder Verträgen? Wenden Sie sich an Sander oder Marthijn. Nennen Sie bei Datenschutzanfragen die Organisation und die betreffende Verarbeitung. Senden Sie keine Passwörter oder vollständigen Ausweiskopien. s.staal@pentas.nl / m.koorn@pentas.nl