RotoSuite — Privacyverklaring Versie 1.0 · 17 september 2026 https://rotosuite.com/nl/privacy De bedrijfsgegevens worden nog aangevuld. De velden tussen vierkante haken worden vervangen door de juridische bedrijfsnaam, het vestigingsadres en het KvK-nummer. Nederlands recht is van toepassing. Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens bij RotoSuite een rol spelen, waarom ze worden gebruikt, met wie ze kunnen worden gedeeld en welke rechten je hebt. De verwerking binnen een klantomgeving hangt af van de modules die jouw organisatie gebruikt en de afspraken die daarvoor zijn gemaakt. 1. Wie verantwoordelijk is RotoSuite wordt aangeboden door [COMPANY_NAME], gevestigd aan [REGISTERED_ADDRESS], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KVK_NUMBER]. In deze verklaring verwijzen ‘RotoSuite’, ‘wij’ en ‘ons’ naar deze onderneming. Voor persoonsgegevens die wij voor onze eigen website, zakelijke communicatie, contractadministratie en beveiliging gebruiken, bepalen wij het doel en de middelen van de verwerking. Daarvoor zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Je kunt ons bereiken via s.staal@pentas.nl of m.koorn@pentas.nl, met als onderwerp ‘Privacy RotoSuite’. 2. De rol van jouw organisatie Wanneer jouw werkgever of een andere organisatie RotoSuite gebruikt om gegevens van medewerkers, bezoekers, klanten of leveranciers te verwerken, bepaalt die organisatie doorgaans waarom de gegevens nodig zijn en hoe de modules worden ingericht. RotoSuite verwerkt deze klantgegevens dan in opdracht, als verwerker, volgens de overeenkomst en verwerkersafspraken. De privacyverklaring van jouw organisatie is voor dat gebruik eveneens van belang. Die organisatie bepaalt onder meer de toegangsrechten, gegevensbronnen, grondslag en bewaartermijnen. Zij kan je uitleggen welke modules, integraties, opnamen of analyses actief zijn. Een organisatiebeheerder kan afhankelijk van zijn rechten gegevens binnen de eigen omgeving inzien; ga er daarom niet van uit dat zakelijke notities of berichten alleen voor jou zichtbaar zijn. Deze verklaring is geen vervanging van een verwerkersovereenkomst en geeft jouw organisatie geen zelfstandige toestemming voor personeelsmonitoring, opnamen of het verzamelen van gevoelige gegevens. 3. Websitebezoek, contact en demoaanvragen Bij een contact- of demoaanvraag verwerken wij je naam, bedrijfsnaam, zakelijke e-mailadres, gekozen interessegebied en de inhoud van je bericht. Daarbij kunnen technische verzoekgegevens worden verwerkt, zoals het tijdstip, IP-adres, browserinformatie en gegevens die nodig zijn om misbruik te beperken. Vul alleen informatie in die nodig is voor je vraag. Aanvragen via de website worden via de RotoSuite-mailserver bezorgd bij s.staal@pentas.nl en m.koorn@pentas.nl. Het formulier gebruikt een tijdelijk beveiligingstoken en aanvraaglimieten. Een ingevulde aanvraag is geen inschrijving voor een nieuwsbrief en sluit geen betaald abonnement af. Naam, bedrijf, e-mailadres en bericht zijn nodig om het formulier te kunnen verzenden en je aanvraag te behandelen. Het interessegebied is optioneel. Je kunt ook rechtstreeks mailen. Als noodzakelijke contactinformatie ontbreekt, kunnen wij mogelijk niet reageren of geen passend voorstel maken. 4. Gegevens binnen de SaaS-dienst Niet iedere module verwerkt dezelfde gegevens. Afhankelijk van de ingeschakelde functies en door de klant aangeleverde informatie kunnen de volgende categorieën voorkomen: - Account- en organisatiegegevens: naam, zakelijk e-mailadres, gebruikersidentificatie, organisatie, rol, bevoegdheden en accountstatus. - Samenwerking: taken, tickets, opmerkingen, notities, bestanden, gedeelde documenten, actiepunten en de betrokken medewerkers. - Opleiding en ontwikkeling: vaardigheden, gevolgde trainingen, kwalificaties en door de organisatie vastgelegde ontwikkelgegevens. - Vergaderingen en communicatie: deelnemers, audio of andere aangeleverde media, transcripties, samenvattingen en berichten, uitsluitend voor zover de gebruikte functie dit verwerkt. - Productie en veiligheid: planningsgegevens, verantwoordelijkheden, risico- of kwaliteitsregistraties en machine- of testgegevens. Technische gegevens zijn persoonsgegevens als ze aan een persoon kunnen worden gekoppeld. - Beeld- en AI-functies: aangeleverde beelden, vragen, brondocumenten, gegenereerde antwoorden en bijbehorende metadata, afhankelijk van de geactiveerde toepassing. - Technische en supportgegevens: toegangs- en gebruiksgebeurtenissen, foutmeldingen, beveiligingsinformatie en informatie die een gebruiker met een supportverzoek meestuurt. 5. Waar gegevens vandaan komen Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van jou wanneer je contact opneemt of informatie invoert. In een klantomgeving kunnen gegevens ook afkomstig zijn van jouw organisatiebeheerder, collega’s, geïmporteerde bestanden, aangesloten bedrijfssystemen of geconfigureerde apparatuur. De verantwoordelijke organisatie moet betrokkenen informeren over dergelijke bronnen en het gebruik daarvan. Als wij voor onze eigen doeleinden persoonsgegevens van een zakelijke contactpersoon via een collega of organisatie ontvangen, gebruiken wij die alleen voor het relevante zakelijke contact en informeren wij die persoon overeenkomstig de toepasselijke informatieplicht. Wij gebruiken niet iedere technisch beschikbare informatiebron automatisch. 6. Doeleinden en wettelijke grondslagen Voor verwerkingen waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, onderscheiden wij de volgende doeleinden en grondslagen. Een gerechtvaardigd belang wordt afgewogen tegen de gevolgen voor de betrokken persoon; het is geen algemene toestemming om gegevens onbeperkt te gebruiken. - Vragen beantwoorden en demo’s voorbereiden: ons gerechtvaardigde belang om zakelijke aanvragen te behandelen. Wanneer je zelf als natuurlijke persoon contractspartij bent, kunnen ook op jouw verzoek genomen precontractuele maatregelen de grondslag zijn. - Zakelijke relaties en overeenkomsten beheren: uitvoering van een overeenkomst wanneer jij persoonlijk partij bent; voor contactpersonen van een rechtspersoon ons gerechtvaardigde belang bij het uitvoeren en beheren van die zakelijke relatie. - Facturatie, boekhouding en verplichte administratie: uitvoering van de overeenkomst en de toepasselijke wettelijke administratie- en fiscale verplichtingen. - Website, accounts en dienstverlening beschermen: ons gerechtvaardigde belang bij betrouwbare toegang, het voorkomen en onderzoeken van misbruik en het beschermen van gegevens en infrastructuur. - Geschillen, juridische verzoeken en wettelijke verplichtingen afhandelen: de relevante wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang om rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. - Optionele verwerking waarvoor toestemming nodig is: uitsluitend de specifiek gevraagde toestemming. Die toestemming kun je weer intrekken; verwerking vóór intrekking blijft daardoor niet automatisch onrechtmatig. - Klantgegevens verwerken binnen modules: de klant bepaalt en onderbouwt de grondslag. RotoSuite voert de gedocumenteerde opdracht uit; een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen grondslag voor de klant om persoonsgegevens te verzamelen. 7. Cookies en vergelijkbare technieken De openbare marketingwebsite gebruikt in de huidige inrichting geen advertentie- of analysecookies. Lettertypen en websitebeelden worden vanuit de website aangeboden. Technische serverregistraties en de beveiliging van het contactformulier kunnen wel verzoekinformatie verwerken; dat staat los van advertentietracking. De ingelogde SaaS-omgeving kan functionele sessie-, authenticatie- en beveiligingstechnieken nodig hebben. Voor optionele technieken waarvoor toestemming vereist is, moet die toestemming vooraf worden gevraagd. Een nieuwe optionele integratie krijgt niet automatisch toestemming omdat je deze verklaring hebt gelezen. Browserinstellingen kunnen opslag beperken, maar daardoor kunnen noodzakelijke functies niet goed werken. 8. Wie gegevens kan ontvangen Toegang is bedoeld voor personen en dienstverleners die deze nodig hebben voor hun taak: bevoegde medewerkers, hosting- en infrastructuurleveranciers, leveranciers voor zakelijke e-mail, ondersteuning en beheer, en professionele adviseurs voor zover hun betrokkenheid noodzakelijk is. In de klantomgeving ontvangen bevoegde gebruikers van de klant gegevens overeenkomstig de ingestelde rechten. Bij ingeschakelde AI-, communicatie- of andere externe integraties kunnen de daarvoor geselecteerde dienstverleners relevante invoer en technische gegevens ontvangen. Welke partijen daadwerkelijk betrokken zijn, is afhankelijk van de afgesproken dienst en configuratie. De klant kan vóór activering informatie opvragen over de betrokken partijen, hun rol, locaties en toepasselijke afspraken. Met partijen die namens ons of namens de klant verwerken, moeten passende verwerkers- en vertrouwelijkheidsafspraken gelden. Wij kunnen gegevens verstrekken als een wettelijke verplichting of een rechtsgeldig overheidsverzoek dit vereist, met beoordeling van de reikwijdte. Wij verkopen persoonsgegevens niet als handelsbestand. 9. Opslaglocaties en internationale doorgifte Opslaglocaties en toegang vanuit andere landen hangen af van de gecontracteerde omgeving en de ingeschakelde dienstverleners. Een website in het Nederlands of een Europees domein is geen garantie dat iedere verwerking uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvindt. De locaties en subverwerkers voor klantgegevens horen in de verwerkersafspraken te worden vastgelegd. Als persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, is daarvoor een geldige doorgiftegrond nodig, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, waaronder de Europese standaardcontractbepalingen. Waar nodig horen daarbij een beoordeling van de doorgifte en aanvullende maatregelen. Je kunt via onze contactadressen informatie vragen over de toepasselijke waarborgen en hoe een kopie daarvan beschikbaar wordt gesteld, met bescherming van vertrouwelijke gegevens. 10. Bewaartermijnen en verwijdering De bewaartermijn verschilt per doel en soort gegevens. Wij hanteren geen onbeperkte algemene bewaartermijn voor alle informatie. Waar geen vaste wettelijke of contractuele termijn geldt, bepalen het afronden van het doel, de noodzaak van opvolging en eventuele concrete juridische verplichtingen wanneer gegevens kunnen worden verwijderd of geanonimiseerd. - Contact- en demoaanvragen: gedurende de behandeling en concrete vervolgcommunicatie. Na afronding blijft alleen informatie nodig voor een lopende zakelijke relatie, overeengekomen vervolgactie of concreet geschil bewaard; overige inhoud hoort te worden verwijderd. - Contract- en factuurgegevens: gedurende de relatie en vervolgens voor zover de wettelijke administratieplicht dit verlangt. Voor Nederlandse facturen geldt doorgaans zeven jaar; bijzondere wettelijke regimes kunnen een andere termijn voorschrijven. - Technische logs en beveiligingsinformatie: zolang nodig om de betrokken storing, beveiligingsgebeurtenis of misbruikpoging te onderzoeken en af te handelen. Relevante registraties kunnen bij een concreet incident langer nodig zijn dan reguliere operationele registraties. - Klantinhoud en gebruikersgegevens: volgens de instructies en bewaarschema’s van de verantwoordelijke klant en de verwerkersovereenkomst. Het verwijderen van een gebruikersaccount betekent niet vanzelf dat iedere zakelijke taak, notitie of registratie die aan dat account is gekoppeld moet verdwijnen. - Na beëindiging van een klantovereenkomst: volgens de afspraken over export, beschikbaarstelling, verwijdering en back-ups, met inachtneming van dwingende overstap- en privacyregels. Afgeschermde back-upkopieën volgen de overeengekomen uitloop en worden niet opnieuw voor gewone bedrijfsvoering gebruikt. - Gegevens die nodig zijn voor een rechtsvordering of wettelijke bewaarplicht: beperkt tot het relevante deel, zolang die specifieke reden voortduurt. Een uitzondering voor één dossier rechtvaardigt niet het bewaren van alle overige gegevens. 11. Beveiliging en incidenten Beveiliging moet passen bij de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking. De openbare website gebruikt HTTPS en maatregelen tegen onbedoelde toegang en misbruik van het contactformulier. Voor klantomgevingen worden de relevante technische en organisatorische maatregelen en eventuele aanvullende eisen vastgelegd in de overeenkomst en verwerkersafspraken. Daarbij zijn onder meer toegangsbeheer, vertrouwelijkheid, onderhoud, herstelmogelijkheden, omgang met kwetsbaarheden en incidentafhandeling van belang. Deze verklaring doet geen zelfstandige toezegging over een certificering, beschikbaarheidspercentage, vaste hersteltijd of specifieke versleuteling van alle opgeslagen data. Meld een vermoedelijk incident zo spoedig mogelijk via onze contactadressen, zonder onnodig gevoelige gegevens mee te sturen. Bij een inbreuk worden de gevolgen onderzocht en de vereiste maatregelen en meldingen bepaald. Als verwerker informeren wij de klant zonder onredelijke vertraging; de verantwoordelijke beoordeelt de meldplicht aan toezichthouder en betrokkenen. 12. AI, camera’s, opnamen en personeelsgegevens Modules kunnen, wanneer ze daarvoor zijn ingericht, gebruikmaken van AI, beeldherkenning, transcriptie, documentzoeken of samenvattingen. Welke invoer wordt verwerkt, welke dienstverlener wordt gebruikt en of gegevens daar worden bewaard, moet worden beoordeeld voor de gekozen configuratie. Upload geen bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie naar een externe functie voordat die verwerking is toegestaan en de afspraken passend zijn. Voor klantgegevens die wij als verwerker ontvangen geldt de opdracht van de klant. Hergebruik voor het trainen van een algemeen model is niet automatisch onderdeel van het aanbieden van een AI-functie en vereist een afzonderlijke rechtmatige, gedocumenteerde afspraak. De verwerkingsvoorwaarden van een externe leverancier moeten daarbij worden meegenomen. AI-uitkomsten kunnen onjuist of onvolledig zijn. De klant moet passende menselijke beoordeling organiseren, met name bij beslissingen over medewerkers, veiligheid of kwaliteit. Camera’s en vergaderopnamen vereisen een eigen beoordeling van noodzaak, proportionaliteit, informatieplicht en grondslag. Toestemming van werknemers is door de afhankelijkheidsrelatie niet altijd een geschikte grondslag. Wij nemen bij de behandeling van websiteaanvragen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen. Voor eventuele dergelijke verwerkingen binnen een klantomgeving moet de verantwoordelijke organisatie afzonderlijk uitleg geven en voldoen aan de daarvoor geldende voorwaarden. 13. Gevoelige gegevens en minderjarigen De website en de zakelijke SaaS-dienst zijn niet gericht op kinderen. Gebruik het contactformulier niet voor medische dossiers, strafrechtelijke gegevens, BSN’s, wachtwoorden of kopieën van identiteitsbewijzen. Het feit dat een module een bestand kan opslaan betekent niet dat iedere gegevenscategorie daarmee geschikt of toegestaan is. Voor bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of andere extra beschermde informatie zijn een geldige uitzondering of specifieke wettelijke voorwaarden nodig. De klant moet vóór verwerking beoordelen of de dienst, afspraken en beveiliging daarvoor geschikt zijn. Een opleidingsregistratie is bijvoorbeeld niet automatisch een geschikte plaats voor medische informatie. 14. Jouw privacyrechten Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden kun je inzage en een kopie vragen, onjuiste gegevens laten verbeteren, gegevens laten verwijderen of verwerking laten beperken. Voor gegevens die je zelf hebt verstrekt en die geautomatiseerd op basis van toestemming of overeenkomst worden verwerkt, kan het recht op overdraagbaarheid gelden. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang vanwege jouw specifieke situatie. Voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je voor toekomstige verwerking intrekken zonder dat dit het gebruik vóór de intrekking aantast. Deze rechten zijn niet absoluut. Een wettelijke bewaarplicht, rechten van anderen of een concrete rechtsvordering kunnen beperkingen rechtvaardigen. Wij leggen een weigering of beperking uit en informeren je over de mogelijkheden om daartegen op te komen. 15. Een verzoek indienen Mail je verzoek naar s.staal@pentas.nl of m.koorn@pentas.nl. Beschrijf wat je wilt en over welke gegevens het gaat. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit en bevoegdheid zorgvuldig vast te stellen, maar vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsbewijs. Voor verwerkingen waarvoor wij verantwoordelijk zijn reageren wij in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren je dan binnen de eerste maand over de reden. Een verzoek is normaal gesproken kosteloos. Alleen in de wettelijk toegestane uitzonderingen kan een redelijke vergoeding of weigering aan de orde zijn. Gaat je verzoek over gegevens in de omgeving van je werkgever of een andere klant, richt het dan in eerste instantie aan die organisatie. Ontvangen wij zo’n verzoek, dan ondersteunen wij de verantwoordelijke volgens de verwerkersafspraken. Wij wijzigen of verstrekken klantgegevens niet zelfstandig buiten een geldige opdracht of wettelijke verplichting. 16. Vragen, klachten en toezichthouder Neem contact met ons op als je vragen hebt over deze verklaring of vindt dat wij niet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan. Je hoeft een klacht niet eerst bij ons op te lossen voordat je een toezichthouder benadert. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Binnen de EER kun je ook terecht bij de bevoegde toezichthouder in het land waar je gewoonlijk woont of werkt, of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Daarnaast blijven je wettelijke mogelijkheden om naar de rechter te gaan bestaan. 17. Wijzigingen en versiebeheer Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, verwerkingen of toepasselijke regels veranderen. Bovenaan staat de versie en datum. Materiële veranderingen die een nieuwe informatieplicht of toestemming vereisen, worden niet alleen door het vervangen van deze webpagina afgedaan. Je kunt deze versie downloaden en bewaren. Een gewijzigde verklaring verleent geen terugwerkende toestemming en wijzigt op zichzelf geen bestaande verwerkersovereenkomst. Vragen over privacy of contracten? Neem contact op met Sander of Marthijn. Vermeld bij een privacyverzoek de organisatie en de verwerking waarop je verzoek betrekking heeft. Stuur geen wachtwoorden of volledige kopie van een identiteitsbewijs mee. s.staal@pentas.nl / m.koorn@pentas.nl