Algemene voorwaarden

1. Partijen en begrippen

Aanbieder: [COMPANY_NAME], gevestigd aan [REGISTERED_ADDRESS], KvK [KVK_NUMBER], handelend als aanbieder van RotoSuite. Klant: de rechtspersoon of beroeps- of bedrijfsmatig handelende natuurlijke persoon die de overeenkomst aangaat. Gebruiker: een persoon die namens de klant toegang krijgt.

Dienst: de overeengekomen toegang tot RotoSuite en de geactiveerde modules, inclusief overeengekomen ondersteuning. Klantgegevens: door of namens de klant ingevoerde gegevens en de voor de klant gegenereerde inhoud. Overeenkomst: de aanvaarde opdracht met de daarbij toepasselijk verklaarde documenten. Schriftelijk omvat e-mail en andere duurzaam vastgelegde elektronische communicatie. Een SLA bevat uitsluitend de daarin uitdrukkelijk overeengekomen serviceniveaus.

2. Toepasselijkheid en totstandkoming

Deze voorwaarden gelden wanneer zij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant beschikbaar zijn gesteld en daarop van toepassing zijn verklaard. Ze zijn gericht op zakelijk gebruik, niet op consumentenabonnementen. Afwijkingen gelden wanneer bevoegde vertegenwoordigers deze schriftelijk overeenkomen.

Een overeenkomst ontstaat door schriftelijke aanvaarding van een voldoende bepaald aanbod of door een wederzijds bevestigde opdracht. De opdracht vermeldt ten minste de contractspartijen, modules, omvang, prijs, startdatum en looptijd. Een offerte geldt gedurende de daarin genoemde termijn; zonder termijn is afzonderlijke bevestiging door RotoSuite nodig. De klant staat ervoor in dat zijn vertegenwoordiger bevoegd is.

Inkoopvoorwaarden van de klant worden alleen onderdeel van de overeenkomst als RotoSuite die uitdrukkelijk schriftelijk aanvaardt. Het plaatsen van een link naar deze voorwaarden op de website vervangt niet de toepasselijke verplichting om ze bij contractsluiting beschikbaar te stellen.

3. Rangorde en uitleg van documenten

Dwingend recht gaat altijd voor. Voor verwerking van persoonsgegevens gaan toepasselijke verplichte doorgiftebepalingen en vervolgens de specifiek gesloten verwerkersovereenkomst voor. Voor overige onderwerpen geldt bij tegenstrijdigheid: de ondertekende of geaccepteerde opdracht en expliciete afwijkingen, de toepasselijke SLA of projectbijlage voor het eigen onderwerp, en daarna deze voorwaarden.

De privacyverklaring beschrijft de verwerking van persoonsgegevens en is geen toestemming van de klant voor nieuwe verwerkingen. Marketingteksten, productafbeeldingen, demonstraties en een roadmap zijn geen toezegging van niet overeengekomen functies, resultaten of serviceniveaus. Bij meerdere taalversies is de in de opdracht aangewezen contracttaal leidend; als geen taal is aangewezen, is de Nederlandse versie leidend, voor zover wettelijk toegestaan.

4. Omvang van de SaaS-dienst

De klant ontvangt gedurende de overeengekomen looptijd toegang tot de afgesproken modules en capaciteit. Gebruikersaantallen, organisaties, locaties, opslag, transacties, AI-verbruik, koppelingen en eventuele gebruiksgrenzen worden in de opdracht of bijbehorende dienstspecificatie vastgelegd. Niet iedere functie uit de website is automatisch in ieder abonnement inbegrepen.

RotoSuite voert de overeengekomen werkzaamheden zorgvuldig en met passende vakbekwaamheid uit. Voor werkzaamheden zonder uitdrukkelijk afgesproken resultaat geldt een inspanningsverbintenis. De dienst blijft softwareondersteuning: de klant behoudt verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering, besluiten, wettelijke registratieplichten en de fysieke uitvoering van processen.

5. Gebruiksrecht en toegangsbeheer

RotoSuite verleent een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de overeengekomen interne bedrijfsdoeleinden en bevoegde gebruikers van de klant. Gebruik door groepsmaatschappijen, externe partijen of voor dienstverlening aan derden is toegestaan voor zover dit binnen de afgesproken omvang valt. De klant verkrijgt geen eigendom van de onderliggende software of recht op de broncode.

De klant benoemt bevoegde beheerders, kent passende rollen toe en trekt toegang tijdig in bij vertrek of functiewijziging. Gebruikers moeten inlogmiddelen vertrouwelijk houden, waar beschikbaar passende aanvullende authenticatie gebruiken en vermoedelijk misbruik direct melden. Gedeelde accounts of het omzeilen van licentiegrenzen zijn niet toegestaan, tenzij uitdrukkelijk als functioneel account overeengekomen.

De klant is verantwoordelijk voor handelingen van zijn bevoegde gebruikers binnen zijn invloedssfeer. Dit ontslaat RotoSuite niet van eigen verplichtingen voor toegangsbeveiliging, fouten of ongeoorloofde toegang die aan RotoSuite zijn toe te rekenen.

6. Implementatie, migratie en medewerking

Inrichting, gegevensmigratie, maatwerk, opleiding en koppelingen zijn alleen inbegrepen voor zover overeengekomen. Partijen leggen uitgangspunten, afhankelijkheden, taken, planning, acceptatiecriteria en eventuele vaste mijlpalen vast. De klant levert tijdig juiste brongegevens, bevoegde contactpersonen, toegang en noodzakelijke besluiten aan.

Voor migratie bepaalt de klant welke gegevens rechtmatig mogen worden overgezet en bewaart hij een bruikbare bronkopie. Partijen stemmen validatie en ingebruikname af. Verouderde bronbestanden, ontbrekende documentatie of wijzigingen in de opdracht kunnen gevolgen hebben voor kosten en planning; RotoSuite meldt die gevolgen voordat aanvullend werk wordt uitgevoerd.

Meerwerk en aanvullende kosten vragen een schriftelijk akkoord over omvang en prijs of berekeningswijze. Een vertraging aan klantzijde geeft geen onbeperkt recht op extra kosten. Afgesproken fatale termijnen blijven als zodanig gelden; overige planningen zijn indicatief, met een plicht om relevante vertraging te melden.

7. Oplevering en acceptatie

Wanneer een afzonderlijk project of maatwerkresultaat een acceptatieprocedure heeft, voert de klant de afgesproken controles uit en meldt hij concrete afwijkingen van de acceptatiecriteria. Zonder overeengekomen termijn krijgt de klant tien werkdagen na een duidelijke oplevermelding om die afwijkingen te melden.

Partijen leggen acceptatie of resterende punten schriftelijk vast. Stilte geldt niet automatisch als aanvaarding van een wezenlijke tekortkoming. Kleine afwijkingen die normaal gebruik niet wezenlijk verhinderen, hoeven ingebruikname niet te blokkeren, mits een redelijke herstelafspraak wordt gemaakt. Acceptatie doet geen afstand ontstaan van aanspraken wegens verborgen gebreken of niet nagekomen doorlopende verplichtingen.

8. Ondersteuning en serviceniveaus

Contactkanalen, ondersteuningstijden, prioriteiten, beschikbaarheid, responstijden, hersteldoelen en servicecredits gelden uitsluitend zoals in de opdracht of SLA vastgelegd. Zonder specifieke SLA bestaat geen toezegging van 24/7-ondersteuning, honderd procent beschikbaarheid of een gegarandeerde oplostijd.

RotoSuite neemt gemelde storingen zorgvuldig in behandeling en prioriteert naar impact en urgentie. De klant verstrekt voldoende informatie om een probleem te onderzoeken en voorkomt het onnodig delen van gevoelige gegevens. Een streeftijd voor reactie is geen garantie dat het probleem dan is opgelost.

Een SLA moet ook meetmethode, onderhoudsvensters, uitzonderingen en escalatie regelen. Servicecredits beperken andere wettelijke of contractuele rechten alleen als dit uitdrukkelijk en rechtsgeldig is afgesproken. Een storing van een leverancier is niet zonder meer overmacht.

9. Onderhoud en wijzigingen van de dienst

RotoSuite mag onderhoud en beveiligingsupdates uitvoeren en de dienst doorontwikkelen. Gepland onderhoud met merkbare gevolgen wordt waar redelijk mogelijk vooraf aangekondigd en met aandacht voor de bedrijfsvoering uitgevoerd. Bij urgente beveiligingsproblemen kan onmiddellijk handelen nodig zijn; de klant wordt dan zo snel als verantwoord geïnformeerd.

Een wijziging mag de overeengekomen kernfunctionaliteit of beveiliging niet zonder passende oplossing wezenlijk verminderen. Voor ingrijpende wijzigingen kondigt RotoSuite de gevolgen en beschikbare alternatieven tijdig aan. Als een wezenlijke verslechtering niet binnen redelijke tijd wordt opgelost, kan de klant het getroffen deel beëindigen en ongebruikte vooruitbetaalde vergoedingen daarvoor naar rato terugvragen.

De klant zorgt voor ondersteunde browsers, apparaten en een geschikte internetverbinding. Wijzigingen aan door de klant beheerde koppelingen kunnen aanpassing vereisen; structureel meerwerk wordt vooraf afgestemd.

10. Toegestaan gebruik en beveiligingsonderzoek

De klant en zijn gebruikers gebruiken de dienst rechtmatig en respecteren rechten van derden. Verboden zijn onder meer het verspreiden van schadelijke code, ongeoorloofde toegang, het omzeilen van beveiliging of limieten, het verstoren van andere omgevingen, onrechtmatige spam en het uploaden van onrechtmatige inhoud.

Reverse engineering, kopiëren of hergebruik van softwareonderdelen is alleen toegestaan voor zover een niet-uitsluitbaar wettelijk recht dit toelaat of RotoSuite toestemming geeft. Beveiligingstests die de beschikbaarheid of gegevens van anderen kunnen raken worden vooraf schriftelijk afgestemd. Een kwetsbaarheid kan vertrouwelijk worden gemeld; melders mogen geen onnodige gegevens verzamelen, wijzigen of openbaar maken.

RotoSuite onderzoekt misbruik proportioneel. Een maatregel beperkt zich waar mogelijk tot de betrokken gebruiker, functie of gegevens en wordt uitgelegd voor zover dit wettelijk en vanuit beveiliging verantwoord is.

11. Klantgegevens en rechten op inhoud

De rechten op klantgegevens blijven bij de klant of de rechthebbende derden. De klant verleent RotoSuite uitsluitend de bevoegdheden die nodig zijn om de overeengekomen dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen. Dat is geen algemene licentie voor verkoop, publicatie of onafhankelijk commercieel hergebruik van de inhoud.

De klant zorgt voor een rechtmatige herkomst, passende grondslag, noodzakelijke mededelingen en bevoegdheid om gegevens te laten verwerken. Hij bepaalt de juistheid en volledigheid van zijn zakelijke registraties. RotoSuite blijft verantwoordelijk voor correcte uitvoering van de eigen verwerkingsinstructies en overeengekomen maatregelen.

Geaggregeerde informatie mag alleen als anoniem worden behandeld wanneer personen en vertrouwelijke klantinhoud daaruit redelijkerwijs niet meer herleidbaar zijn. Pseudonimisering maakt persoonsgegevens niet automatisch anoniem. Hergebruik dat buiten de overeenkomst valt vraagt een afzonderlijke rechtmatige afspraak.

12. Privacy en verwerkersafspraken

Voor persoonsgegevens die RotoSuite namens de klant verwerkt, sluiten partijen vóór de verwerking een verwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 AVG. Daarin worden onderwerp, duur, aard, doel, gegevenscategorieën, betrokkenen, instructies, beveiliging, subverwerkers, locaties, doorgiften en beëindiging uitgewerkt. Deze algemene voorwaarden vervangen die operationele specificatie niet.

RotoSuite verwerkt die gegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de klant, behoudens een wettelijke verplichting. In dat laatste geval wordt de klant vooraf geïnformeerd tenzij de wet dat verbiedt. RotoSuite meldt het wanneer een instructie naar zijn oordeel in strijd is met het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht en stemt een rechtmatige oplossing af.

Bevoegde personen zijn tot vertrouwelijkheid gehouden. RotoSuite verleent de afgesproken en wettelijk vereiste ondersteuning bij rechtenverzoeken, beveiliging, datalekken, effectbeoordelingen en overleg met toezichthouders. Na afloop worden gegevens volgens de keuze van de klant teruggegeven of verwijderd, met wettelijke uitzonderingen en de overeengekomen back-upuitloop.

De klant kan informatie en redelijke audits verkrijgen om naleving van de verwerkersafspraken te beoordelen. Planning, vertrouwelijkheid en bescherming van andere klanten mogen worden geregeld, maar wettelijke audit- en toezichtsrechten niet feitelijk onmogelijk maken. Kosten mogen niet worden ingezet om verplichte medewerking te blokkeren.

13. Subverwerkers en internationale verwerking

De inzet van subverwerkers vereist de in de verwerkersovereenkomst vastgelegde specifieke of algemene schriftelijke toestemming. Bij algemene toestemming informeert RotoSuite vooraf over voorgenomen toevoegingen of vervanging, zodat de klant op redelijke privacygronden bezwaar kan maken. Partijen zoeken dan naar een uitvoerbare oplossing voordat de betrokken verwerking plaatsvindt.

Aan subverwerkers worden passende gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen opgelegd. RotoSuite blijft jegens de klant verantwoordelijk voor de nakoming van de verplichtingen van zijn subverwerkers zoals de AVG voorschrijft. Een door de klant zelf gecontracteerde leverancier wordt niet alleen door een koppeling automatisch subverwerker van RotoSuite.

Doorgifte buiten de EER vereist een toepasselijke wettelijke grondslag en, waar nodig, passende waarborgen, beoordeling en aanvullende maatregelen. De betrokken partijen, locaties en doorgiftemechanismen worden in de verwerkersdocumentatie vastgelegd. Deze voorwaarden bevatten geen ongeverifieerde toezegging dat alle modules uitsluitend in één land of regio worden verwerkt.

14. Beveiligingsverantwoordelijkheden

RotoSuite treft passende technische en organisatorische maatregelen voor de gecontracteerde verwerking en houdt rekening met risico’s, stand van de techniek, aard en omvang van de dienst. De dienstspecifieke beveiligingsbijlage beschrijft de toepasselijke maatregelen en eventuele aanvullende klanteisen. Alleen uitdrukkelijk overeengekomen certificeringen of normen gelden als contractuele toezegging.

De klant beveiligt eigen apparaten, netwerken, identiteiten, integraties en toegangsrechten en gebruikt de aangeboden beveiligingsmogelijkheden passend. Beide partijen melden relevante kwetsbaarheden of incidenten tijdig en werken mee aan beperking van gevolgen. Geen van beide partijen kan absolute veiligheid garanderen; dat vermindert de verplichting tot passende beveiliging niet.

15. Incidenten en datalekken

RotoSuite informeert de klant zonder onredelijke vertraging nadat een inbreuk op persoonsgegevens waarvoor RotoSuite verwerker is bekend is geworden. De eerste melding bevat de dan beschikbare relevante feiten; aanvullende informatie volgt zo nodig gefaseerd. Partijen leggen operationele contactpunten en eventuele kortere meldtermijnen vast in de verwerkersovereenkomst.

RotoSuite verleent medewerking aan onderzoek, beperking van schade en documentatie. De klant beoordeelt als verantwoordelijke de meldplicht aan toezichthouder en betrokkenen. Een interne onderzoeksbehoefte mag een wettelijk vereiste melding niet onnodig vertragen. Communicatie over de andere partij wordt afgestemd, behalve waar een wettelijke verplichting of noodzakelijke spoed dit verhindert.

16. Back-ups, herstel en continuïteit

Omvang, frequentie, bewaartermijnen en herstelmogelijkheden van back-ups worden in de dienstspecificatie of SLA vastgelegd. Hersteltijd- en herstelpuntdoelen gelden alleen als ze uitdrukkelijk zijn overeengekomen. Een infrastructuurback-up is niet automatisch een individueel archief of een terugzetfunctie voor elk verwijderd bestand.

De klant stelt vast welke continuïteits- en wettelijke archiveringseisen voor zijn processen gelden en bespreekt die vóór ingebruikname. Partijen maken afspraken over eigen exports, herstelproeven en uitwijk waar nodig. Dit ontslaat RotoSuite niet van overeengekomen back-up- en herstelverplichtingen. Bij verlies of beschadiging werken partijen mee aan herstel en het voorkomen van verdere schade.

17. AI en gegenereerde resultaten

AI-functies worden alleen geleverd voor de afgesproken toepassing en configuratie. Resultaten kunnen fouten, onvolledigheden of onjuiste bronverwijzingen bevatten en zijn niet noodzakelijk uniek. De klant organiseert menselijke controle vóór gebruik voor belangrijke bedrijfs-, personeels-, veiligheids- of kwaliteitsbeslissingen.

Gebruik voor verboden AI-praktijken is niet toegestaan. Toepassingen met aanvullende wettelijke eisen, waaronder bepaalde personeels-, biometrische of veiligheidsfuncties, vereisen vooraf beoordeling van de beoogde inzet, rollen, documentatie en toepasselijke verplichtingen. Het beschikbaar stellen van een generieke functie is geen verklaring dat ieder gebruik daarvan wettelijk is toegestaan.

Partijen leggen waar nodig vast welke modelleverancier wordt gebruikt, welke gegevens worden doorgegeven, hoe lang die worden bewaard en welke gebruiksvoorwaarden gelden. Klantinhoud mag niet zonder afzonderlijke rechtmatige, gedocumenteerde afspraak voor het trainen van algemene modellen worden gebruikt. Rechten op uitvoer volgen de toepasselijke wet en overeengekomen leveranciersvoorwaarden; RotoSuite garandeert geen exclusief auteursrecht op iedere AI-uitkomst.

Noodzakelijke transparantie tegenover personen en passende kennis bij gebruikers worden door de partij met de betreffende wettelijke rol georganiseerd. Geen bepaling verschuift verplichtingen die de wet rechtstreeks aan RotoSuite zelf oplegt uitsluitend naar de klant.

18. Productie, veiligheid en personeelsmonitoring

RotoSuite ondersteunt processen en informatievoorziening. De dienst is zonder specifieke schriftelijke afspraak en passende beoordeling geen gecertificeerde machinebeveiliging, noodstopvoorziening, medisch hulpmiddel of autonoom veiligheidssysteem. De klant moet geschikte fysieke beveiliging, controle, onderhoud en noodprocedures blijven toepassen.

Voor camera’s, vergaderopnamen, phishingoefeningen, medewerkersbeoordeling en andere monitoring bepaalt de klant een rechtmatige, proportionele inrichting. Daaronder vallen waar nodig informatie aan betrokkenen, medezeggenschap, een effectbeoordeling, toegangsbeperkingen en passende bewaartermijnen. Een technische mogelijkheid vervangt geen vereiste toestemming of wettelijke bevoegdheid.

Bij machinekoppelingen leggen partijen vast welke gegevens worden uitgelezen en of besturing wordt beïnvloed. Ingebruikname die fysieke processen kan raken vraagt een gecontroleerde validatie met de daarvoor verantwoordelijke deskundigen.

19. Externe diensten en koppelingen

Voor diensten die de klant rechtstreeks bij derden afneemt, blijven de voorwaarden en privacyafspraken van die derden van toepassing. De klant zorgt voor benodigde licenties, toegang en toestemming om een koppeling te gebruiken. RotoSuite beschrijft de grenzen van de overeengekomen integratie en geeft geen garantie op onbeïnvloedbare functies van die derde.

Als een API, tarief of dienst van een derde wijzigt, bespreken partijen gevolgen en alternatieven. Aanvullende kosten worden niet zonder contractuele basis of voorafgaande afspraak doorbelast. Als RotoSuite zelf een leverancier inzet om zijn eigen verplichtingen na te komen, blijft RotoSuite daarvoor verantwoordelijk volgens de overeenkomst en de wet.

20. Tarieven, verbruik en prijswijzigingen

Prijzen, valuta, facturatieperiode, inbegrepen gebruik en eventuele eenmalige kosten staan in de opdracht. Vermelde zakelijke prijzen zijn exclusief btw en andere toepasselijke heffingen, tenzij anders aangegeven. Verbruiksafhankelijke posten, zoals AI, opslag of externe berichten, vragen een overeengekomen tarief of transparante berekeningswijze.

Bij voorzienbare overschrijding van afgesproken grenzen meldt RotoSuite waar redelijk mogelijk de gevolgen. Extra afname is geen vrijbrief voor onbegrensde kosten. Een vaste prijs tijdens een vaste contractperiode verandert alleen volgens een vooraf overeengekomen indexatie of een nieuwe schriftelijke afspraak.

Voor een volgende contractperiode kan RotoSuite een nieuw tarief voorstellen met ten minste zestig dagen voorafgaande kennisgeving. De klant moet een reële mogelijkheid hebben de wijziging te beoordelen en vóór ingang op te zeggen. Zonder overeengekomen wijzigingsmechanisme ontstaat geen onbeperkt eenzijdig recht om prijzen tijdens de lopende periode te verhogen.

21. Facturatie en betaling

Tenzij de opdracht anders bepaalt, worden facturen binnen dertig dagen na factuurdatum betaald. De klant meldt een gemotiveerd bezwaar zo spoedig mogelijk. Een factuurgeschil schort het onbetwiste deel niet op. Het enkele verstrijken van een korte klachttermijn laat wettelijke rechten niet automatisch vervallen.

Bij te late betaling kan na schriftelijke herinnering en een redelijke hersteltermijn de toepasselijke wettelijke handelsrente en een redelijke, wettelijk toelaatbare vergoeding van incassokosten worden gevorderd. Opschorting van de dienst vereist daarnaast de afweging en procedure uit het artikel over opschorting. Betalingsonmacht is op zichzelf geen overmacht.

22. Looptijd, verlenging en gewone opzegging

De overeengekomen startdatum en initiële looptijd staan in de opdracht. Zonder uitdrukkelijk afgesproken vaste looptijd geldt een overeenkomst voor onbepaalde tijd, die schriftelijk met één maand opzegtermijn kan worden beëindigd. Een proefperiode wordt niet stilzwijgend een betaald abonnement zonder voorafgaande afspraak.

Een vaste looptijd wordt alleen automatisch verlengd wanneer de opdracht de duur en opzegtermijn van de verlenging uitdrukkelijk vermeldt. Ontbreekt zo’n afspraak, dan eindigt de vaste looptijd op de afgesproken datum, tenzij partijen voortzetting overeenkomen. Opzegging kan via de aangewezen contractcontactpersoon of onze contactadressen en wordt bevestigd.

Dwingende wettelijke rechten om van dataverwerkingsdienst te wisselen blijven gelden, ook als de commerciële abonnementsduur langer is. Mogelijke kosten bij vroegtijdige beëindiging moeten vooraf transparant en rechtsgeldig zijn overeengekomen; zij mogen wettelijke overstaprechten niet uithollen.

23. Tijdelijke opschorting

RotoSuite mag toegang proportioneel beperken wanneer dit noodzakelijk is wegens een ernstig beveiligingsrisico, onrechtmatig gebruik, een wettelijke verplichting of een wezenlijke tekortkoming die na schriftelijke waarschuwing en redelijke hersteltermijn voortduurt. Bij onmiddellijke dreiging kan eerst worden ingegrepen en volgt uitleg zo spoedig als verantwoord.

De maatregel wordt waar mogelijk beperkt tot het getroffen deel. Partijen werken mee aan herstel en het beperken van bedrijfsgevolgen. Opschorting rechtvaardigt niet automatisch vernietiging van klantgegevens of blokkering van wettelijke exportrechten. Zodra de reden is weggenomen, wordt toegang zonder onnodige vertraging hersteld.

24. Beëindiging wegens tekortkoming

Iedere partij kan de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden bij een voldoende ernstige toerekenbare tekortkoming van de ander, na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is of de wet geen ingebrekestelling verlangt. De omvang van de beëindiging moet passen bij de tekortkoming.

Voor insolventie, staking van activiteiten en vergelijkbare situaties gelden de wettelijke mogelijkheden en beperkingen. Een contractuele beëindiging kan dwingende insolventie- of continuïteitsregels niet uitsluiten. Bij beëindiging wegens een tekortkoming van RotoSuite worden vooruitbetaalde, niet geleverde delen naar rato terugbetaald, onverminderd overige rechtsgeldige aanspraken.

25. Overstappen, export en de Europese Data Act

Voor zover hoofdstuk VI van de Europese Data Act op de dienst van toepassing is, gelden de volgende afspraken met voorrang op strijdige bepalingen. De klant kan overstappen naar een andere aanbieder of eigen infrastructuur, of gegevens laten verwijderen. De kennisgevingstermijn om het overstapproces te starten is maximaal twee maanden; de aansluitende overgangsperiode is in beginsel maximaal dertig kalenderdagen.

Als die overgang technisch niet haalbaar is, geeft RotoSuite binnen veertien werkdagen na het overstapverzoek een onderbouwde toelichting en een alternatieve termijn van maximaal zeven maanden. De klant heeft zelf het recht de overgang eenmaal te verlengen voor een periode die hij voor zijn doeleinden passend vindt. Tijdens de overgang verleent RotoSuite redelijke bijstand, bewaakt het de veiligheid en continuïteit en informeert het over bekende risico’s. Na afloop is er ten minste dertig kalenderdagen gelegenheid om gegevens op te halen.

Tot 12 januari 2027 mogen uitsluitend vooraf gemelde overstapkosten binnen de wettelijk toegestane werkelijke kosten worden berekend. Vanaf die datum gelden geen overstapkosten, inclusief de daarvoor noodzakelijke data-egress. Reguliere dienstvergoedingen en afzonderlijk bestelde extra werkzaamheden worden duidelijk onderscheiden; verplichte overstaphulp mag niet als optioneel meerwerk worden hernoemd.

Wettelijke uitzonderingen voor bepaalde maatwerk- of niet-productiediensten gelden alleen als daadwerkelijk aan de voorwaarden is voldaan en de klant vooraf passend is geïnformeerd.

26. Uitvoering van export en gegevensverwijdering

De exitafspraken beschrijven exporteerbare invoer, uitvoer, bijbehorende metadata en digitale activa, de beschikbare formaten, toegangsmethode, afhankelijkheden, verantwoordelijkheden en eventuele technische beperkingen. RotoSuite verstrekt vóór contractsluiting de voor de aangeboden dienst vereiste informatie, waaronder het toepasselijke online overzicht van datastructuren en exportformaten. Een modulebeschrijving is geen toezegging dat ieder scherm of iedere externe koppeling één-op-één overdraagbaar is.

Beschermde interne software, bedrijfsgeheimen en gegevens van andere klanten hoeven niet te worden afgegeven, voor zover de wettelijke uitzonderingen dat toestaan en een effectieve overstap daardoor niet wordt belemmerd. Waar de wet dit verlangt worden gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat en de benodigde interfaces aangeboden. Partijen stemmen autorisatie en veilige overdracht af.

Bij een wettelijke overstap eindigt de betrokken overeenkomst na succesvolle afronding van het overstapproces; kiest de klant uitsluitend voor verwijdering, dan eindigt zij na de toepasselijke kennisgevingstermijn. RotoSuite bevestigt het einde aan de klant. Overige beëindigingen volgen de opdracht. Na de overeengekomen ophaalperiode worden de betrokken klantgegevens verwijderd, behoudens noodzakelijke wettelijke bewaring. Back-upuitloop, verwijderbevestiging en eventuele voortgezette onderdelen worden schriftelijk vastgelegd. Vertrouwelijkheid en beveiliging blijven tijdens de exit en voor resterende kopieën gelden.

27. Intellectuele eigendom en inbreukclaims

De rechten op RotoSuite, software, documentatie, ontwerpen en generieke verbeteringen blijven bij RotoSuite of zijn licentiegevers. Maatwerk gaat niet uitsluitend door betaling in eigendom over; een overdracht of ruimere licentie vraagt een afzonderlijke schriftelijke afspraak. De klant behoudt zijn rechten op eigen inhoud en aangeleverde materialen.

Bij een onderbouwde claim dat de ongewijzigde, overeengekomen dienst inbreuk maakt op een intellectueel eigendomsrecht, informeren partijen elkaar en werken zij redelijk mee aan de verdediging. RotoSuite kan het gebruiksrecht regelen, een functioneel passend alternatief leveren of het getroffen deel beëindigen met terugbetaling van ongebruikte vooruitbetaalde vergoedingen. De toepasselijke aansprakelijkheidsregeling blijft gelden.

Deze herstelverplichting geldt niet voor zover de claim voortkomt uit onrechtmatige klantinhoud, niet overeengekomen aanpassingen of gebruik buiten de afgesproken toepassing. Een partij treft zonder toestemming van de ander geen schikking die die ander erkenningen, betalingen of andere verplichtingen oplegt.

28. Vertrouwelijkheid en referenties

Partijen behandelen informatie die als vertrouwelijk is aangeduid of naar haar aard vertrouwelijk is als zodanig. Zij gebruiken die alleen voor de uitvoering van de overeenkomst en delen die alleen met personen of adviseurs die toegang nodig hebben en tot passende geheimhouding zijn gehouden.

De verplichting geldt niet voor informatie die aantoonbaar al rechtmatig bekend was, zonder schending openbaar is, onafhankelijk is ontwikkeld of rechtmatig van een derde is verkregen. Wettelijk verplichte openbaarmaking blijft mogelijk, zo beperkt als nodig en met voorafgaande melding voor zover toegestaan.

Geheimhouding blijft na beëindiging gelden zolang de informatie vertrouwelijk is; voor persoonsgegevens gelden daarnaast de wettelijke en verwerkersverplichtingen. RotoSuite gebruikt de naam, het logo of een klantcase niet als openbare referentie zonder voorafgaande toestemming.

29. Aansprakelijkheid en schadebeperking

Iedere partij is aansprakelijk voor schade die volgens de wet aan een tekortkoming of onrechtmatige daad van die partij kan worden toegerekend. Voor zover nakoming nog mogelijk is, krijgt de tekortschietende partij eerst een redelijke gelegenheid tot herstel na een voldoende duidelijke schriftelijke melding.

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is de totale contractuele aansprakelijkheid van RotoSuite per contractjaar beperkt tot de voor de getroffen dienst betaalde of verschuldigde vergoedingen over twaalf maanden. Bij een kortere verstreken duur wordt de overeengekomen periodieke vergoeding naar twaalf maanden omgerekend. Samenhangende gebeurtenissen gelden voor deze grens als één gebeurtenis in het jaar van de eerste gebeurtenis.

Onder die begrenzing vallen redelijke directe kosten voor onderzoek, herstel, gegevensreconstructie, beperking van schade en een redelijke tijdelijke vervangende voorziening. Aansprakelijkheid voor gederfde winst, gemiste besparingen en zuivere gevolgschade is uitgesloten voor zover de wet dat toelaat. Een verlies wordt niet uitsluitend door zijn etiket uitgesloten wanneer dit strijdig is met dwingend recht.

Beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding, overlijden of lichamelijk letsel waarvoor aansprakelijkheid bestaat, of waar beperking anderszins wettelijk niet is toegestaan. Rechten van betrokkenen op schadevergoeding onder de AVG en de bevoegdheden van toezichthouders worden hierdoor niet beperkt. Partijen beperken schade redelijkerwijs en melden een claim zonder onnodige vertraging; wettelijke verjaringstermijnen blijven gelden.

30. Overmacht

Een partij is niet gehouden tot nakoming voor zover een niet-toerekenbare omstandigheid buiten haar redelijke invloed dat daadwerkelijk verhindert. Zij meldt oorzaak, gevolgen en verwachte duur en neemt redelijke maatregelen om de gevolgen te beperken. Alleen het bestaan van een cyberaanval, leveranciersstoring of personeelstekort bewijst nog geen overmacht; de genomen voorzorgsmaatregelen en contractuele risicoverdeling blijven relevant.

Duurt een wezenlijke verhindering langer dan zestig dagen, dan kan ieder het getroffen deel schriftelijk beëindigen, tenzij een andere redelijke regeling is overeengekomen. Niet geleverde, vooruitbetaalde onderdelen worden naar rato terugbetaald. Betaling voor reeds correct geleverde diensten, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en noodzakelijke exitmedewerking blijven verschuldigd of van toepassing voor zover uitvoerbaar.

31. Demo’s, proefgebruik en bètafuncties

Duur, omvang en eventuele beperkingen van een proef of bèta worden vooraf vermeld. Gebruik daarvoor bij voorkeur fictieve of voldoende geanonimiseerde gegevens. Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als daarvoor passende afspraken en beveiliging zijn geregeld.

Een bèta kan wijzigen of stoppen en is zonder afzonderlijke afspraak niet bedoeld als enige voorziening voor een bedrijfskritisch proces. Dat neemt de overeengekomen vertrouwelijkheids- en privacyverplichtingen niet weg. Betaald vervolg, automatische omzetting en behoud of verwijdering van proefgegevens moeten uitdrukkelijk zijn afgesproken.

32. Wijziging van voorwaarden en overdracht

Nieuwe voorwaarden gelden voor nieuwe overeenkomsten zodra zij rechtsgeldig zijn overeengekomen. Voor bestaande overeenkomsten worden wezenlijke wijzigingen schriftelijk voorgesteld met ten minste zestig dagen toelichting vooraf. Ze gelden alleen volgens een rechtsgeldig overeengekomen wijzigingsmechanisme of na aanvaarding. Een enkele vervanging van de tekst op deze website wijzigt geen bestaande overeenkomst.

Als een rechtsgeldig wijzigingsmechanisme wordt gebruikt voor een materieel nadelige wijziging, krijgt de klant een redelijke mogelijkheid het getroffen deel vóór ingang te beëindigen. Een noodzakelijke wetswijziging wordt met uitleg en zo veel mogelijk voorbereidingstijd verwerkt.

Contractsoverneming vereist de wettelijk vereiste medewerking. Een overdracht mag niet worden gebruikt om gegevensbescherming, overeengekomen serviceniveaus of bestaande klantrechten te omzeilen. Partijen informeren elkaar tijdig over een wijziging die de uitvoering wezenlijk raakt.

33. Toepasselijk recht, geschillen en slotbepalingen

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, met behoud van dwingende regels die ondanks deze rechtskeuze gelden. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten voor zover relevant. Partijen leggen een geschil eerst voor aan bevoegde contactpersonen en proberen binnen dertig dagen tot een oplossing te komen. Spoedeisende maatregelen en wettelijke termijnen hoeven daarop niet te wachten.

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, wordt een geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement waar de aanbieder statutair is gevestigd, voor zover een dergelijke forumkeuze wettelijk is toegestaan. Wettelijke rechten van betrokkenen en bevoegdheden van toezichthouders blijven onverlet.

Als een bepaling ongeldig of niet afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden voor zover zij zelfstandig kunnen voortbestaan. Partijen vervangen de betrokken bepaling door een rechtsgeldige afspraak die het doel zo dicht mogelijk benadert zonder dwingend recht te omzeilen. Het niet direct uitoefenen van een recht betekent niet automatisch afstand daarvan.

34. Wat vóór ingebruikname wordt vastgelegd

Een enterprise-implementatie vraagt concrete afspraken naast algemene voorwaarden. Partijen leggen de toepasselijke onderdelen schriftelijk vast voordat de betreffende verwerking of dienstverlening begint. Open punten worden niet als stilzwijgend overeengekomen garanties beschouwd.

• Opdracht: juridische partijen, modules, gebruikers, locaties, limieten, tarieven, belastingen, ingangsdatum, looptijd, verlenging en opzegging.
• Implementatie: gegevensmigratie, rollen, afhankelijkheden, opleiding, planning, acceptatie en goedkeuring van meerwerk.
• SLA: ondersteuningstijden, meetbare beschikbaarheid, onderhoud, escalatie, eventuele credits en hersteldoelen.
• Verwerkersovereenkomst: instructies, categorieën gegevens en betrokkenen, locaties, beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, doorgiften, audits, incidentcontacten en bewaartermijnen.
• AI en integraties: betrokken leveranciers, toegestane gegevens, doeleinden, menselijke controle, gebruiksvoorwaarden en verbruiksprijzen.
• Exit: exporteerbare gegevens en metadata, formaten en interfaces, overstapplanning, wettelijke termijnen, verwijdering en back-upuitloop.